Personalakten, Patientenakten
Finanzbuchhaltung, Rechnungen, Lieferscheine, etc
Technische Zeichnungen, Pläne , Großformate
Projektakten, Verträge / Vertragsakten
Tägliche Eingangspost
Wir digitalisieren Ihre physischen Dokumente!
Über 300 zufriedene Kunden
Unsere Kunden vertrauen auf
unsere Professionalität
Wir bieten Ihnen den Full-Service
Transportservice
Die Akten werden von unseren qualifizierten Mitarbeitern verpackt, protokolliert und direkt zu condecco transportiert.
Aufbereitung
Wir öffnen, sortieren, entklammern und kleben ggf. Barcodes zur Dokumententrennung auf Ihre Belege, um sie für den Scanvorgang vorzubereiten.
Verarbeitung
Wir digitalisieren Ihre Belege auf unseren Hochleistungsscannern beidseitig in Farbe inkl. Leerseitenunterdrückung, 300 dpi, OCR-Erkennung (Volltextsuche) und Komprimierung.
Benennung / Indexierung
Wir benennen die digitalisierten Dokumente nach Ihren Vorgaben. Zum Beispiel nach dem Ordnerrücken oder Register. Personalakten werden häufig nach folgenden Kriterien benannt:
Personalnr., Vorname, Nachname, Dokument-Art, Belegdatum.
Unterteilung der Dokumente
Wir erstellen nach Ihren Vorgaben entweder 1 PDF-Datei pro digitalisierten Ordner / Akte. Eine andere Variante wäre 1 PDF-Datei pro Register. Bei Personalakten wird meistens 1 PDF-Datei pro Dokument/Vorgang erstellt.
Die Originalbelege werden optional
Nach der Digitalisierung werden die physischen Dokumente eingelagert / zurückgeliefert oder zertifiziert vernichtet.
Datenübertragung
Die Datenübermittlung erfolgt nach Absprache z. B. mittels SFTP-Server, Cloud, externer Datenträger oder in bereits vorhandene Systeme (Schnittstellenanbindung).
Restakte
Wenn Sie Ihre Unterlagen vernichten möchten, erstellen wir Ihnen gerne eine Restakte mit Dokumenten (Verträge / Beurkundungen / Zeugnisse), die an Sie zurückgeschickt werden sollen.
Negativliste
Bei der Negativliste handelt es sich um Dokumente, die aus den Akten aussortiert werden sollen und nicht in die digitale Akte überführt werden.
Sie können uns Ihre Dokumente anvertrauen
Dank unserer langjährigen Erfahrung in der Verarbeitung personenbezogener Daten sind diese bei uns in sicheren Händen. Wir halten uns dabei an unsere Auftragsverarbeitungsverträge gemäß DSGVO.
Seit mehr als 10 Jahren digitalisieren wir zuverlässig Daten aus Industrie, Handel, Dienstleistung, Gesundheitswesen und Finanzdienstleistung.
Risiken ohne Digitalisierung
Über die Jahre häufen sich Papierberge an, die eine gesetzliche Aufbewahrungsfrist erfüllen müssen.
"Höhere Gewalt"
Das Risiko Dokumente zu verlieren ist allzeit gegeben. Erleiden Sie keinen Datenverlust bei z. B. Wasserschaden, Brand oder Diebstahl.
Zugriffsprobleme
Sensible Dokumente wie Personalakten dürfen nicht nach Hause genommen werden. Deshalb ist der Zugriff im Homeoffice nur begrenzt möglich und der Arbeitsablauf wird gebremst.
Vermeidbare Kosten
Zusätzliche Räumlichkeiten werden angemietet. Es wird Platz benötigt und die Lagerkosten steigen.
Zeit- und Geldverschwendung
Der Zugang zu den Dokumenten muss gewährleistet sein. Der Weg kann in ein anderes Gebäude führen. Akten werden nach Dokumenten aufwendig durchsucht. Das kostet Zeit und Geld.
Ablauf der Digitalisierung
Anfrage und Angebot
Sie buchen ein Beratungsgespräch oder schreiben Ihr Anliegen im Kontaktformular und wir besprechen das anstehende Projekt gemeinsam.
Gerne kommen wir persönlich bei Ihnen vorbei und schauen uns das Projekt vor Ort an.
Anschließend erhalten Sie ein individuelles Angebot, das speziell auf Ihre Wünsche angepasst ist.
Zusätzlich erhalten Sie unsere Geheimhaltungsvereinbarung und den Auftragsverarbeitungsvertrag, um den Datenschutz zu sichern.
Abholung
Unsere qualifizierten Mitarbeiter erscheinen zum abgesprochenen Abholtermin bei Ihnen und verpacken die Dokumente in verschließbare Kisten. Dabei wird ein Inhaltsprotokoll erstellt, damit Sie wissen, welche Dokumente mitgenommen werden. Außerdem können wir Ihnen bei Bedarf Dokumente Anhand des Inhaltsprotokolls taggleich digital bereitstellen.
Ohne Umwege werden die Dokumente in unser Unternehmen gebracht und in gesicherte Räumlichkeiten eingelagert. Jedes Projekt hat seinen eigenen Lagerplatz und wird von ausgewählten Mitarbeitern bearbeitet.
Verarbeitung
Die Mitarbeiter werden nach Ihren Vorgaben sensibilisiert, damit eine optimale Verarbeitung gewährleistet wird. Uns ist wichtig, dass Sie nach der Digitalisierung effizienter arbeiten können. Wenn uns Optimierungsvorschläge während des Digitalisierungsprozesses auffallen, besprechen wir diese gemeinsam und setzen die Optimierungen um.
Nach der Digitalisierung werden die digitalisierten Dokumente übertragen und nach Ihrer Freigabe zurückgeliefert, eingelagert oder zertifiziert vernichtet.
Wieso sollten Sie unsere Scandienstleistung wählen?
Wir orientieren uns an den Wünschen und Anforderungen unserer Kunden. Wir haben Ihre Betriebsabläufe im Blick und wickeln unsere Projekte stets ab, ohne Arbeitsabläufe zu beeinträchtigen.
Wenn wir Ihre Dokumente digitalisieren und Sie währenddessen Zugriff auf bestimmte Dokumente benötigen, stellen wir Ihnen diese taggleich digital zur Verfügung.
Wir garantieren eine reibungslose Einbindung der Daten und Dokumente in Ihre IT-Landschaft.
Individuelle Dokumentenverarbeitung
Wir verarbeiten Ihre Dokumente genau nach Ihren Vorgaben.
Zeitersparnis
Schnelle Bearbeitung, Digitalisierung und Datenübergabe.
Datenübergabe
Die Datenübermittlung erfolgt z. B. mittels SFTP-Server, condecco-Cloud, externer Datenträger oder in bereits vorhandene Systeme (Schnittstellenanbindung).
Empfangen Sie Ihre tägliche Post digital
Wir bieten Ihnen den Full-Service an.
Leiten Sie Ihre Eingangspost z. B. per Nachsendeauftrag an uns um. Wir sortieren und öffnen Ihre Briefe, scannen die Dokumente und stellen Ihnen Ihre Tagespost tagesaktuell und digital zur Verfügung. Wir lagern die Dokumente auch für Sie ein und vernichten sie im Anschluss zertifiziert.
Der Vergleich
Andere Scandienstleister
Unsere Scandienstleistung
Häufig gestellte Fragen zur Scandienstleistung
Wozu Akten digitalisieren?
Durch die Digitalisierung von Akten, Plänen und anderen Dokumenten können Sie die Vorteile digitaler Daten optimal nutzen. Digitale Daten lassen sich einfach versenden, transportieren und sichern. Zudem benötigen Sie keine physische Lagerfläche und das Risiko von zerstörten Dokumenten durch z. B. Wasserschaden oder Veraltung entfällt. Außerdem können mehrere Mitarbeiter gleichzeitig und ortsunabhängig auf die Dokumente zugreifen.
Was passiert mit den originalen - physischen Dokumenten?
es gibt 3 Optionen:
1. Die Dokumente werden an Sie zurückgeliefert.
2. Die Dokumente werden für einen bestimmten Zeitraum eingelagert und anschließend zurückgeliefert oder zertifiziert vernichtet.
3. Sie prüfen die digitalen Daten nach der Digitalisierung und geben die physischen Dokumente zur Vernichtung frei.
Was ist, wenn ich nicht alles vernichten lassen möchte?
Wir können für Sie Restakten bilden. Dort werden Dokumente abgelegt, welche nicht vernichtet werden sollen wie z. B. Verträge. Die Restakten können eingelagert oder zurückgeliefert werden.
Sie benötigen keine Abholung oder den Verpackungsservice?
Kein Problem! Sie können die Dokumente selbst in Kartons verpacken und uns zuschicken oder Sie verpacken die Dokumente und wir holen diese ab.
Gibt es eine Qualitätskontrolle?
Zur Qualitätssicherung erfolgt teilweise eine 1 : 1 Kontrolle der original- und digitalen Akten.
Qualitätskontrollen :
• Lesbarkeit der gescannten Dokumente
• Leerseitenunterdrückung
• Vollständigkeit
Was geschieht mit geösten, gesiegelten oder gebundenen Unterlagen?
Mit Ihrer Einverständis öffnen wir die Unterlagen und scannen diese auf dem Einzugsscanner oder wir digitalisieren diese unbeschadet auf dem Flachbettscanner.
Was passiert, wenn ich Fragen habe?
Wir stehen Ihnen telefonisch unter 0251 284980 und per E-Mail: info@condecco.de zur Verfügung
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Kontakt
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